ASISTENTE DE NOMINA
Fecha: 25 mar. 2025
Ubicación: QUITO, ECUADOR
Empresa: UDLA
UDLA te invita a ser parte de nuestro equipo de trabajo.
Misión del puesto
Registrar, documentar y suministrar información de novedades para el proceso de nómina guardando estricta confidencialidad, a través de los sistemas de gestión de nómina y entes de control, para dar un servicio eficiente, oportuno y de calidad en la relación laboral con los colaboradores Udla.
Funciones esenciales
| Acción / Función ¿Qué Hace? Y ¿Dónde lo hace? | Resultado ¿Para que lo hace? |
| Revisar, registrar y documentar la información correspondiente a la contratación o desvinculación de colaboradores y pasantes en el Sistema SSFF y Entidades Gubernamentales de Control como son el IESS (registrar licencias, avisos de entrada salida, dias laborados en tiempo parcial, reducción jornada). En el Ministerio del Trabajo (registro nuevo colaborador extracto del contrato, pasantías, actas de finiquito y legalización, reducción de jornada). En SUPA las retenciones judiciales. | Asegurar el registro eficiente y oportuno para el cumplimiento de la normativa legal vigente a fin de satisfacer a los colaboradores y evitar posibles incumplimientos que traen sanciones y multas a los empleadores en nuestra legislación ecuatoriana. |
| Elaborar reportes propios de la gestión y documentos contractuales como contratos de trabajo, adendums, acciones de personal, convenios de confidencialidad, actas de finiquito, certificados laborales, memorando y oficios para entes de control. Control de continuidades de los contratos de trabajo y pasantías, provisión de vacaciones, emisión de carnet institucional, plan corporativo celular, retenciones judiciales, pago horas de sobretiempo conforme a las políticas y cumpliendo los plazos establecidos. | Garantizar el cumplimiento de la revisión de novedades que afectan al proceso de nómina, remitir a tiempo y sin errores todos los reportes y novedades de insumo para el pago oportuno de nómina. |
| Revisar, crear y mantener un controlar el archivo físico y virtual de los files de los colaboradores en relación de dependencia y pasantes tanto del personal activo como del pasivo. | Obtener el file inicial del colaborar y mantenerlo actualizado cuando cambie la situación contractual o exista documentación relevante de su historia laboral a fin de construir el FILE permanente y disponer en cualquier momento de información para atender requerimientos internos UDLA y externos como ORGANISMOS DE CONTROL. |
| Atención permanente al cliente interno/externo para solventar consultas propias del área, proveer de documentos contractuales y direccionar como corresponda cuando la atención o servicio requerido es de otra área. | Crear una atmósfera de confianza y eficiencia para servir a los colaboradores, de tal forma que su experiencia en la atención de parte de Talento y Cultura sea positiva y cálida. |
Relaciones
Relaciones Internas
| ¿Con quién? | ¿Para qué? | Frecuencia |
| Todos los funcionarios Activos de la Universidad. | Información en general sobre vacaciones, impuesto a la renta, HE, contratos, acciones de personal, certificados laborables, roles de pago e información personal de cada colaborador. | Todos los días |
| Funcionarios Pasivos de la Universidad | Información sobre certificados laborales y actas de finiquito | Al menos una vez por semana |
| Área Legal | Suministrar la información, documentos y/o requerimiento de los colaboradores activos o pasivos para fines legales. |
Al menos una vez por semana |
Relaciones Externas
| ¿Con quién? | ¿Para qué? | Frecuencia |
| Funcionarios Entes de Control: IESS, SUPA, MT, CES. | Solventen inquietudes que se presentan en los procesos que se hacen en el día a día y que son registrados en sus plataformas. | Al menos una vez por semana |
| Referencias Laborables. | Información sobre tiempo de trabajo y cargo de un funcionario activo o pasivo de la Universidad. | Al menos una vez por semana |
Perfil de puesto
| Nivel Académico | Carrera / Área de especialización |
| Tercer Nivel | Ingenieros en Administración, Contabilidad, Financiera, Psicólogos laborales u organizacionales o ramas afines. |
Experiencia laboral requerida
| Tiempo de experiencia en el cargo | 1 - 3 años |
| Especificidad de la experiencia (Proyectos) |
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Conocimientos mínimos para ocupar el puesto
| Manejo de herramientas tecnológicas | Manejo de Office 365,Teams, Zoom, Correo electrónico | Intermedio |
| Conocimiento de Legislación laboral actualizada y acceso a plataformas gubernamentales para obtención de información focalizada de los colaboradores. | Manejo del SUT, SUPA, INEC, SENESCYT, Registro Civil, Función Judicial y Ministerio de Trabajo. | Intermedio |
| Paquetes informáticos de gestión de Nóminas. | AS400, Kohinor, Compers, Sap o cualquier otro sistema de gestión de nóminas. | Intermedio |
Habilidades esenciales
Adaptabilidad y Flexibilidad
Trabajo en Equipo
Comunicación Efectiva
Orientación al Cliente
Capacidad de Planificación y Organización
Búsqueda de información
Integridad
La institución ofrece un atractivo paquete salarial más beneficios de ley e institucionales.